Как правильно оформить дело?
Если дела со сроком хранения «свыше 10 лет», «постоянно», а также по личному составу подлежат полному оформлению (оно регламентируется и мы далее его подробно рассмотрим), то дела с меньшим сроком хранения можно готовить по «облегченной» программе.
К сожалению, Правила не определяют необходимый минимум работ по подготовке документов временного (до 10 лет) хранения к передаче в архив организации. Традиционно частичное оформление дел включает в себя наличие:
Здесь отметим, что даже если организация решила придерживаться общего правила и дела со сроком хранения менее 10 лет хранить в структурных подразделениях, то в архив они все равно могут попасть – при ликвидации какого-либо из подразделений. Если происходит перестройка с перетасовкой функций между оставшимися структурами, то документы ликвидируемой обычно перетекают к новому получателю прежних функций.
Далее рассмотрим, как подготовить дело к длительному хранению «по полной программе».
Помещать документы в архив (кроме суммы в кассе) можно на любом компьютере, естественно, учитывая все правила синхронизации по передачи документа на другой компьютер. Сумму в кассе помещать в архив можно только на компьютере в магазине, для которого этот документ предназначен.
Вы можете также поместить в архив все документы за определённый период при помощи пункта меню Сервис\Редко используемые\Переместить в архив сразу много документов, но это делать можно только на компьютере магазина, т.к. это затрагивает в т.ч. и сумму в кассе.
Как архивировать документы
wikiHow работает по принципу вики, а это значит, что многие наши статьи написаны несколькими авторами. При создании этой статьи над ее редактированием и улучшением работали авторы-волонтеры.
Архивирование – это один из способов хранения информации в электронном виде. Многие организации каждый день конвертируют текст на бумаге в цифровой формат, чтобы увеличить срок службы документов. Это, в сочетании с огромным объемом данных, генерируемых компьютером сегодня, означает, что важность архивирования документов будет только расти. Если вы знаете, как архивировать документы, вы можете освободить пространство, чтобы ваш компьютер обрабатывал текущие документы более продуктивно.
Порядок доступа и ограничения
Они также регулируются законодательством. Ограничения затрагивают очередь доступа к документации, содержащей данные государственной (или же охраняемой государством) тайны или информацию о личной или семейной тайне (в таком случае срок хранения составит 75 лет со времени составления документа).
Стоит отметить, что архивы должны безвозмездно выдавать юридическим и физическим лицам оформленные бумаги (копии или справки архивных документов) в сроки, которые для этого установлены законодательством. Такие документы требуются для социальной защиты, пенсионного обеспечения, получения льгот и компенсаций.
Архивная документация, изъятая как вещественная улика (в соответствии с законами Российской Федерации), подлежит обязательному возвращению.
Несоблюдение правил, нарушение законодательства РФ об архивном деле влечет за собой административную, уголовную и правовую ответственность.
Правильная организация архивирования документов
Создание документооборота (архива) является весьма хлопотным делом. Однако, при правильном подходе к делу и хорошей организации можно добиться быстрого и простого архивирования документов в компании. Именно об этом и поговорим в сегодняшней статье.
Документы были всегда и всегда будут, с самого начала деятельности компании создаются различные документы, так или иначе влияющие на организацию работы и на успешность компании. Поэтому управляемый документооборот чрезвычайно важен для организации, от этого зависит скорость работы сотрудников (когда человек четко знает, где лежит требуемый документ, меньше времени уходит на его поиск), а это в свою очередь влияет на скорость реагирования компании на меняющиеся условия рынка.
Как правило, в каждой компании имеется канцелярия – организация, через которую проходит весь документооборот – от сотрудников в архивы и из архивов сотрудникам. Правильная организация канцелярии играет важную роль в компании, особенно важно создание архива для молодых компаний, так как потом просто невозможно будет разобраться в огромной куче бумаг.
Разделение на входящие и исходящие документы
В начале работы с документами и созданием архива удобно будет разделить все типы документов (которых в крупных компаний очень много, доходя до 600 типов) на три главных типа: входящие, исходящие и внутренние.
Входящие. К ним относятся документы, которые поступили от внешних партнеров предприятия, как правило, такие документы порождают соответствующие исходящие документы в определенных сроках.
Исходящие документы – это ответ организации внешним партнерам, большая часть исходящих документов подготавливаются на основе внутренних документов компании.
Внутренние документы необходимы для организации работы компании, как правило, они используются при общении крупных подразделений.
Каждый тип документа достаточно разнообразен, и может состоять из различных писем, распоряжений, указаний, и т.д. И для большего удобства рекомендуется в каждом типе использовать детализированные деления, например (жалобы, пожелания, предложения и др.).
Однако не следует весь документооборот заканчивать на определенных исполнителях, должна присутствовать и система автоматизации, которая не замыкается на канцелярии, а продолжается в подразделениях организаций. Использование компьютерных технологий и регистрационного номера значительно упростит ведение архива и поиска документа, так же обязательным является наличие атрибутов.
Атрибуты документов
Атрибуты в каждой компании разные, но существуют и общие атрибуты, которые используются большинством компаний. Среди них – регистрационный номер документа, источник документа, исполнитель документа и код документа.
Регистрационный номер – позволяет быстро ссылаться на определенный документ. Как правило, структура регистрационного номера в каждой компании может отличаться, т.к. он подбирается самостоятельно.
Атрибут «Источник документа» указывает от кого был получен документ. Для входящих указывается имя организации, для внутренних и исходящих – название подразделения или конкретное лицо.
Атрибут «исполнитель документа» указывает, какому сотруднику поручено исполнить данный документ, или который разработал его. Исполнитель всегда должен быть один.
Помимо общих атрибутов, в канцелярии используются отдельные атрибуты к каждому типу документов, например, входящие документы имеют еще такие атрибуты как срок исполнения и контролирующее лицо. А исходящие указывают также на такие атрибуты как Документ-основание (т.е. на основе чего был составлен исходящий документ) и список рассылки, указывающий, кому направляется этот документ.
Главное — своевременная архивация
Еще одним важным фактором – не откладывайте все на потом, так как документы накапливаются, поиски нужного документа занимают длительное время, вконец убивая желание разобрать и архивировать документы. Поэтому в каждой организации следует уделять архивированию дополнительное внимание, а следование этим простым правилам при создании архива значительно упростит вам жизнь, а также повысит эффективность работы предприятия.
Архивная обработка документов
Правила архивной обработки определены в «Основных правилах работы архива организации», утверждённых Госархивом в 2002г., в ФЗ-№125 «Об архивном деле в Российской Федерации». Законодательные требования подходят для организаций с любой формой собственности, включая индивидуальных предпринимателей.
- проведение экспертизы, документы отбираются на хранение;
- формирование дел, включение их в описи по срокам хранения;
- передача документов в архив;
- выделение дел на уничтожение с составлением акта определённого образца;
- разработка номенклатуры и инструкций по работе с информационными носителями.
Стоимость услуги по архивной обработке документов определяется на месте при предварительном осмотре объема документов, для компаний с большим объёмом документов предусмотрена система скидок.
