Ответственность за сохранность бухгалтерских документов так или иначе несет руководитель компании.
Как подготовить документы к сдаче в архив?
Архивом может быть названо специальное помещение в офисе компании, отведенное для хранения документации, структурное подразделение предприятия в составе канцелярии/службы делопроизводства, а также специализированное госучреждение. На архивное хранение передаются документы, срок хранения которых составляет как минимум 10 лет. Документы, которые можно хранить в течение меньшего срока, могут находиться в бухгалтерии до момента их уничтожения.
Для передачи бухгалтерской документации в архив потребуется совершить ряд действий (п. 3.4.2 приказа Главного архива СССР от 25.05.1988 № 33), среди которых:
Если на предприятии уже были проведены проверки фискальных и других контролирующих органов, то непомещающуюся в офисе документацию можно передать в архив. Для передачи документов в госархив (муниципальный архив) их необходимо сформировать в дела. Документы принимаются по описи.
Если срок хранения документов вышел, то их, как правило, уничтожают, предварительно создав для этого комиссию.
Подробности о порядке уничтожения документации вы найдете в нашей статье «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».
Кто в магазине отвечает за просроченный товар — визитный мерчендайзер или продавец?
Я работаю визитным мерчендайзером в 5 магазинах. Выкладываю товар, соблюдая ротацию сроков. в каждом магазине бываю примерно около 2 часов в день, некоторые вообще посещаю несколько раз в неделю. В одном из магазинов продавец вешает всю ответственность за просрочку на меня, постоянно жалуясь директору. Хотя, как мне кажется, да и как происходит в других магазинах, ответственность за просрочку лежит на продавцах каждого отдела. Они каждый вечер обходят свой отдел, записывая в тетрадь информацию о продуктах, которые на утро нужно снимать. Этот же продавец говорит, что я отвечаю за просрочку товара. Хотя, как я уже говорила ранее, я бываю в магазине не более 2 часов, все остальное время выкладывает товар этот продавец, то что-то переставляя, то меняя, и я не могу отслеживать постоянно ситуацию на 100%. порой мне кажется, что она специально меня подставляет, может запрятать подальше товар в холодильнике, чтобы товар списывался целыми упаковками, так как срок годности прошел. скажите,пож-та, кто в данной ситуации несет ответственность. Заранее спасибо.
Удобнее и правильнее, когда архивация бухгалтерских документов происходит систематически, по мере их накопления. Однако, это можно делать и перед передачей бумаг в архив, по истечение отчетного периода. По установленным правилам первичная бухгалтерская документация хранится не менее 5 лет, лицевые счета сотрудников – 75 лет, а многие документы – годовые отчеты, паспорта сделок и т.п. – постоянно. Эти сроки имеют большое значение для верной организации архивного хранения, и, учитывая обилие документации и постоянно меняющиеся требования законодательства, очень сложно осуществить корректную архивацию бухгалтерских документов, не являясь профессионалом архивного дела. Напротив, архивирование бухгалтерских документов, произведенное специалистами, со знанием всех тонкостей актуальных на данный момент правил, сделает из вашего архива четко отлаженную систему, безупречную перед лицом любых ревизий.
Объем документации, которую нужно систематизировать
Предварительный этап архивации бухгалтерских документов – это выявление реального объема документации, которую нужно систематизировать. С этой целью весь массив накопленных документов просматривается постранично, на предмет выявления и изъятия ненужных экземпляров: копий, дубликатов, черновиков. После этого документы разбираются на стопки по срокам хранения и принадлежности к тому или иному регистру и периоду. Это требует определенной компетентности, знания тонкостей и текущих правил.
Попутно отдельно группируются особенно важные документы, которые не подлежат сшиванию: лицензии, сертификаты и пр. – они будут храниться в архиве в коробках. Затем из разобранных стопок однородной документации формируются дела со стандартным количеством страниц, они брошюруются и переплетаются в твердый переплет. Производится нумерация страниц, каждое дело снабжается описью помещенных в него документов.
Любой список периодов сохранности официальной документации организации создается для того, чтобы лица, на которые возложена обязанность следить за сбережением формуляров, точно знали, на протяжении какого временного отрезка они должны:
Соблюдение сроков, указанных в перечне, причиняет субъектам хозяйственной деятельности ряд неудобств и затрачивает время сотрудников на создание и ведение архива.
Но, если точно знать период наиболее востребованных направлений делопроизводства, организации и индивидуальные предприниматели избавляются от всех проблем, связанных с сотрудниками компании и представителями других организаций, как пользователями информации, хранящейся в документальном виде.
Самым простым примером полезности и востребованности периодов хранения документальной информации в 2024 г. является возможность личного присутствия представителей юридического лица или индивидуального предпринимателя в проверках, осуществляемых налоговой инспекцией на выезде, включая встречные проверки, охватывающих документацию за 3 предыдущих года.
Основным типовым перечнем периодов сохранности документальной информации в 2024 году, становится реестр, указанный в приказе № 236.
Российский государственный архив, выступающий в качестве органа исполнительной власти в сфере организации архивного дела и ведения делопроизводства, опубликовал перечень документов, подлежащих регулированию и периодов их хранения.
В приказе присутствует алфавитный указатель, облегчающий работу архивных сотрудников, поскольку в нем документы классифицированы по группам в зависимости от своего формуляра.
И, наконец, этот перечень сопровождается инструкцией по эксплуатации, введенной в правовое поле приказом № 237 от 20.12.2024,т и выданной Государственным архивом.
Типовой список, изданный Росархивом, регламентирует каждый используемый в бизнесе шаблон по критериям:
- разновидность формуляра или бланка;
- длительность сохранения бланка — на постоянной основе, на протяжении определенного календарного срока, до окончания периода надобности;
- примечания, разработанные для документов, исключенных из общих правил или использующиеся в применении к определенной ситуации.
Указанные в перечне Росархива сроки хранения документации в 2024 году, подразделяются на статьи с номерами, а они, в свою очередь калиброваны на другие единицы.
Например, статья 7 регламентирует сохранность документов, связанных с трудовыми отношениями. Она подразделена на такие категории, как:
Наличие мелких категорий позволяет сделать перечень удобным в использовании и упростить работу с большой таблицей, в которой будут перечислены сроки сохранности разнородной кадровой документации.
Кроме приказа № 236, выданного Росархивом, регулирующего сроки хранения документации, разработаны специализированные перечни, в которых указаны периоды сбережения документов. В их числе необходимо отметить реестр формуляров, использующихся в научно-технических организациях и на производствах, подготовленный приказом .№ 1182 от 31.07.2007г. Министерства культуры РФ.
Что касается сроков хранения образцов по отраслям, с примерами их заполнения, подготовленных в 80-90 хх гг. ХХ ст., то они регулируются перечнем Главархива СССР от 15.08.1988г.
Федеральным органам власти разрешено устанавливать собственные правила, предварительно согласовав их с Росгосархивом. Так, Минфин, Таможенная и Налоговая служба, Росстат, Генпрокуратура, Минюст и пр. уже давно внедрили собственные типовые списки сроков сохранности документации.
Акционерные общества, выпускающие на рынок ценные бумаги, обязаны действовать в рамках предписания № 03-33/пс — от 16.07.2003г.
На местном уровне уточнение общегосударственных правил можно осуществить во внутреннем акте, принятым в организации или индивидуальным предпринимателем. Для этого можно использовать Положение о ведении архива, в котором заданы сроки сохранности документальных носителей в 2024 г.
Обновленные сроки сохранности документации в 2024 г
С 18.02. 2022 г. вступил в силу приказ Росархива относительно обновления периодов сохранности документации, в котором были затронуты такие документы:
В октябре 2022г. было введено понятие критической меры по Административному кодексу для компаний и ИП, нарушающих правила формирования, использования и сохранности архивной документации.
Это означает, что юридические лица, не соблюдающие срок хранения документации в 2024г., будут оштрафованы на сумму 500-10.000 рублей, индивидуальные предприниматели — в размерах 1.000-3.000 рублей, должностные лица — 3.000-6.000 рублей. Напомним, что предыдущие штрафные санкции варьировались в размере 300-500 рублей.
Общепринятым правилом является определение в качестве начальной даты 1 января года, который следует за тем, в котором было завершено рассмотрение вопроса по документу.
Кроме такого обобщения относительно времени отсчета, выведены и специальные даты, например, если в перечне написано сохранять формуляр определенный срок после внесения последней записи или после того, как долг будет направлен на принудительное взыскание.
